日程調整の返事が来ない。催促する前にできる4つのこと

候補日が多すぎる

候補が10日、15日と縦に並んだ表を渡されると、人はまず後回しにします。全部の予定を確認してからでないと答えられない、と感じてしまうためです。候補は多くても5〜6日、できれば3日ほどに絞ったほうが、初速の回答率は上がります。「とりあえず空いてそうな日だけ」でまず送り、埋まらなければ候補を足す方が、待たされる側の負担は小さくなります。

パソコン前提の画面で作られている

日程調整サービスの多くは、横に長い表をパソコンのブラウザで見る前提の画面設計です。スマホで開くと、その表がそのまま縮小されて出てくるため、文字が小さく、指で押す場所も分かりにくくなります。移動中や休憩の合間にスマホで見た人ほど、「あとでPCから」と後回しにしがちです。今はほとんどの人がスマホから開くので、最初から縦スクロールだけで完結する画面のほうが、その場で答えてもらいやすくなります。

締切が書かれていない

「いつまでに答えればいいか」が書かれていない日程調整は、優先順位表の最後に回されます。人は締切のないタスクを後回しにする生き物です。候補日を送るときは、「〇月〇日までにお願いします」と、最初のメッセージに必ず書いておいてください。締切は日程調整サービス側の機能で設定できるものを使うと、催促のタイミングも合わせやすくなります。

すでに候補が多すぎる状態で止まっているなら、いったん候補を減らして送り直すのも手です。「この3日のどれかで大丈夫そうですか」と聞かれるほうが、答える側の負担は小さくなります。

まだ送っていない段階なら、締切を本文の一行目に書きます。すでに送った後なら、催促のタイミングで「〇日までにお願いします」と締切を後付けで伝えるだけでも、回答は動き出します。

催促の文面は、責めるトーンになりがちです。「まだですか」ではなく、「お忙しいところすみません、〇日までに一言でいいので教えてください」くらいの温度のほうが、返事は早く来ます。開いてすらいない人には、日程調整のURLをもう一度、単独のメッセージとして送り直すのも有効です。グループLINEの流れの中に埋もれて、そもそも見つけられていないだけのことがよくあります。

ここまでやっても数人は残ります。多くの場合、その人はグループの日程調整表は開いていなくても、あなた個人のLINEには「この日なら空いてます」と返信してくれています。その個別のやり取りを、日程調整表にもう一度打ち直すのは面倒です。AI調整くんには、そのLINEのスクリーンショットを貼るだけで、AIが日付を読み取って本人の代わりに回答を登録する機能があります。集計表には「代」の印が残るので、本人が自分でタップした回答と混ざることはなく、あとから本人が開いて直すこともできます。全員がツールを開いてくれるのを待たずに、日程を決められます。